In diesem Best Practice Beispiel der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg zum Thema "Erfolgreiche Gründung im Bereich Office-Management" gibt Gründerin Sandra Müller spannende Einblicke in Ihre Selbständigkeit.
Sandra, du hast dich als Vertriebsassistenz selbstständig gemacht. Was genau umfasst dein Geschäftsmodell?
Ich unterstütze Unternehmen als selbstständige Office-Managerin und übernehme dabei administrative Prozesse in Vertrieb und Verwaltung, die Organisation des Büroalltags sowie die Prozessoptimierung interner Abläufe. Zudem biete ich auf Wunsch auch Interimsmanagement für die Reorganisation von Bürotätigkeiten an. Mein Ziel ist es einfach, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Effizienz zu steigern und klare, gut funktionierende Strukturen zu schaffen.
Wann hast du dein Unternehmen gegründet und welche Voraussetzungen hattest du dafür?
Ich habe zum 1. Juli 2022 gegründet. Eine wichtige Voraussetzung war ein finanzielles Polster, das mir ermöglicht hätte, die ersten 12 Monate zu überbrücken, das hat mir Sicherheit gegeben. Gebraucht habe ich das aber zum Glück nicht, ich hatte von Anfang an gut zu tun.
Was hat dich dazu bewogen, dich selbstständig zu machen?
Es gab zwei Hauptgründe: Mein damaliges Arbeitsumfeld hat zwischenmenschlich nicht mehr gepasst und ich hatte nicht genug Herausforderungen. Arbeitszeit einfach nur abzusitzen, das bin ich nicht.
Ich habe mich dann auch andernorts beworben. Aber obwohl ich gute Jobangebote hatte, fühlte sich das nicht richtig an. Durch Online-Workshops zur Neuorientierung habe ich dann erkannt, dass ich meine Potenziale besser ausschöpfen kann. Drei Monate nach diesem Entschluss war die Entscheidung zur Selbstständigkeit gefallen.
Gab es Hürden oder unerwartete Herausforderungen?
Ja, definitiv. Ich habe den bürokratischen Aufwand unterschätzt, insbesondere die Vielfalt der Aufgaben von Marketing über Buchhaltung bis hin zu behördlichen Anforderungen. Besonders die Sozialversicherungskosten waren höher als erwartet. Eine frühzeitige Beratung wäre da hilfreich gewesen.
Wie hast du diese Herausforderungen gemeistert?
Ich habe mich größtenteils allein durchgearbeitet, aber eine solide finanzielle Grundbildung war dabei sehr hilfreich. Ein Steuerberater für Kleinunternehmer hätte mir als Tippgeber und Controller sicher geholfen, ohne direkt ein Mandat zu wollen. Leider fehlt so ein Angebot immer noch.
Die "Gründergarage" der IHK war für mich ein wertvolles Programm, um einen Überblick über alle relevanten Themen zu bekommen. Besonders nützlich war auch der Erfahrungsaustausch im IHK-Gründernetzwerk – auch um sich selbst fit zu machen für einen Elevator Pitch, einfach, indem man immer wieder übt, kurz zu erklären, was man so macht. Das stärkt auch den Mut, sich selbstbewusst zu präsentieren.
Wo stehst du heute?
Ich lerne nach wie vor viel, und genau das macht mir Spaß. Aktuell absolviere ich eine Fortbildung im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) mit einem Hochschulzertifikat von Leaders of AI und der Hochschule Fresenius. Das hilft mir, mich im Wettbewerb abzuheben – sei es durch die Nutzung meines neuen Wissens für die Optimierung von Verwaltungsprozessen, den gezielten Einsatz digitaler Tools oder die Entwicklung effizienter Arbeitsabläufe. Meine Auftragslage ist solide und bietet eine gute Basis für weiteres Wachstum. Der Erfolg war eine Mischung aus Glück und harter Arbeit.
Was möchtest du anderen Gründerinnen und Gründern raten?
Die Bürokratie nicht unterschätzen, aber trotzdem loslegen. Das eigene Durchhaltevermögen ist entscheidend, denn es dauert, sich einen Kundenstamm und ein Netzwerk aufzubauen. Sichtbarkeit in den Medien spielt meiner Erfahrung nach dabei eine geringere Rolle als gute persönliche Empfehlungen. Und, ganz wichtig: Nie auf den vorhandenen Kundenstamm verlassen! Auch wenn es komfortabel erscheint, immer mit den gleichen Kunden zu arbeiten, so ist es immer besser, sich auch hier weiterzuentwickeln.
